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法律信息化助推企业转型升级

来源: 建设发展网 发布人:陈祖财 人气: 发布时间:2017-11-20 16:45:17

党的十八届四中全会开启了我国全面推进依法治国的新征程。党中央、国务院下发的《关于深化国有企业改革的指导意见》(中发[2015]22号)明确提出“全面推进依法治企”。国务院国资委发布《关于全面推进法治央企建设的意见》,明确要求中央企业要“大力提升法律管理水平”,“探索创新法律管理方式方法,大力推进信息化建设”。作为世界500强——中国中铁旗下中铁七局集团的全资子公司,中铁七局三公司充分运用互“联网+”思维,采用法律信息化手段,实现了法律管理与经营管理的无缝对接,取得了显著成效。

管理创新成效显著

2010年初,中铁七局三公司就成立了合同管理领导小组,决定借助OA办公平台,抛弃纸质媒介,以合同管理信息化为切入点,开启了对法律信息化管理的探索。通过合同无纸化流转,大大提高了工作效率,缩短了流转时间,保留了评审痕迹,但整体功能单一,作用有限。2014年4月,为扎实推进工程项目精细化管理和项目管理试验室活动,公司授予法律管理一票否决权,将法律审核嵌入成本信息管理系统、物资管理系统等业务管理流程之中,使其成为业务审批的必经环节,更好地促进了法律管理与业务管理的深度融合。同时,采用可追溯的条形码技术,公司下发文件规定,凡是新签合同没有条形编码的,业务部门不得办理结算,财务部门不予付款,由此形成倒逼机制,迫使项目将所有合同全部纳入企业管理体系。2016年4月,公司成立了以总经理为组长,分管领导为副组长,人事、工经、财务、技术、物资、设备、法律、办公室等部门负责人组成的法律信息化管理领导小组,在合同信息化管理的基础上,单独建设法律管理信息系统,以适应企业改革发展的需要。经过紧张筹备,公司于2016年8月成功研发并上线运行了“法律事务共享平台” 。该平台以风险防范为核心,以集中管控为主线,以合同管理为基础,将合同管理、印章管理、授权管理、客户管理、防伪技术与法律合规实践有机集合起来,彻底解决了长期困扰施工企业的合同与印章管理难题,基本实现了法律管理与经营管理的无缝对接,使企业的合同做到了“三统一、两增强、一减少”,即:统一加盖公司合同专用章、统一进行防伪技术处理、统一具备二维码身份识别,增强了公司对项目的集中控制力,增强了企业诚信名片的含金量,从源头上大大减少了风险的发生,从而将法律信息化管理手段推向了一个新的高度。

依法治企深度融合

针对企业工程项目分散,人员流动性强的特点,中铁七局三公司全面贯彻落实中国中铁法治工作规划,全力推进依法治企,不断探索企业法务工作的新途径,提升依法治企的能力和水平。坚持以风险防范为核心,以集中管控为主线,以合同管理为基础,充分运用互联网+思维,将合同管理、印章管理、授权管理、防伪技术与法律合规实践有机集合起来,破解了长期困扰施工企业的法务管理与商务管理两张皮的难题,实现风险防范与价值创造同步提升。一是法务工作与企业管理深度融合 通过法律信息化管理手段,促使业务管理主动与法律管理对接,实现二者同研究、同部署、同实施、同推进、同检验,真正实践了“事前防范为主,事中控制和事后补救为辅”的法律工作方针。随着法律信息化管理带来的服务保障、规范管理和价值创造作用逐渐显现,法律管理在企业中的角色定位正在悄然发生变化,正在由纠纷的化解者、风险的防范者向业务的促进者、效益的增加者以及战略的支撑者转变,法律部门疲于应付的工作局面也得了扭转。二是合同管理重心转移。合同是企业进行市场经营的主要表现形式,是从事经济活动的重要依据。企业的合同管理水平决定着企业的发展水平。管理不好合同,就无法保障企业经营目标的落实和经济利益的实现。通过法律信息化手段强化了合同管理的法律属性,堵住了合同管理的漏洞,大幅提升了合同质量和效率,拉伸了合同管理的深度,保证了合同管理制度的全面落实,从源头上降低了合同风险,实现合同管理重心从项目生产前台向机关管理后台的转移。三是企业数据实现后台管控。由于公司项目数量众多,地域分布较广,单靠业务人员手工建立台账,进行分析,耗时耗力,各系统间也很难实现资源共享。而通过互联网+技术的应用,能够在管理流程和系统中实现数据自动收集、存储、汇总与分析,企业后台能够及时全面的掌握现场信息,通过分析与采取有效措施进行风险防控,大大提高了管理的信息化水平,推动了企业持续快速健康发展。四是工作效率大幅提升在实现合同管理重心由项目生产前台向机关管理后台转移后,合同流转、印章使用、授权办理、黑名单检索以及数据分析等工作借助信息技术,通过互联网大幅提升了工作效率,减少了人员工作量,节约了办事时间,更好地服务于项目的施工生产。五是企业成本明显下降。建筑行业属于微利行业,稍有不慎就会亏损。在经济新常态的时代背景下,施工企业粗放的发展模式已经走到尽头。法律信息化管理坚持用最少的资源投入创造最大的商业价值,彻底摒弃了传统的人工办理业务模式,砍掉打印、邮寄环节,减少了差旅支出,周而复始,集腋成裘,有效降低了企业成本,助推企业经济效益显著提升。六是信息检索可溯便捷。传统的管理模式,法务部门工作人员经常需要在资料查找、人员寻找等方面耗费较多时间,尤其是纠纷处理更是如此。法律信息化管理可以将有关过程中产生的资料、经办人员信息等通过互联网大数据进行永久保存,一旦需要就可以随时查找,不会因工程完工、人员变动而无法查找,在一定程度上增强了员工的工作责任心和对企业的忠诚度。

科技兴企硕果丰厚

中铁七局三公司围绕业务抓管理,围绕制度抓落实,不断创新管理思路,通过法律管理与现代信息技术,不断强化对项目的后台管控,彻底解决了困扰施工企业的合同与印章管理难题,加速了法律管理与经营管理的深度和广度,实现了二者的无缝对接,法律管理的风险防范与企业价值创造能力同步提升,实现了企业管理的转型升级。一是提升了企业合同管理水平。法律信息化管理强化了合同管理的法律属性,堵住了合同管理的漏洞,大幅提升了合同质量和效率,拉伸了合同管理的深度,保证了合同管理制度的全面落实,从源头上降低了合同风险。二是推动了法律管理向工程项目延伸。推行法律信息化管理的过程中,公司配合平台使用专门建立了法律QQ群和微信平台 ,用于帮助、指导项目一线的业务人员办理法律业务,交流信息化应用体会,探讨施工中遇到的法律问题。通过这种方式,公司建立起了300余人的法律信息化管理工作队伍,这支队伍逐渐成为公司法律管理的重要力量,无形中筑起企业法律风险的第一道防线,铺就了依法治企的宽阔道路。三是增强了企业法律风险防范能力。案件数量是检验企业法律风险防范能力的一个重要指标。三公司推行法律信息化管理以来,在企业规模连续增长的背景下,每年的纠纷案件数量基本保持稳定,并呈现出下降的趋势,与同等规模企业相比,效果更为显著。公司每年的案件数量远远低于未实施法律信息化管理的传统企业,法律纠纷诉讼案与同等规模企业相比仅占到同等规模企业的30%,合同审核数量一年内增长了近2000份,公司部门评审意见采纳率达到了100%。

公司截止2016年底,实现资产总值41.73亿元,年生产能力达60 亿元以上。先后被中国中铁股份公司授予“扭亏解困十佳”、“三级施工企业20强”、“成本管理标杆单位”等称号;连续被陕西省和国家工商总局认定为“守合同、重信用”企业;被评定为“陕西省建筑施工企业AAA级信用企业”,入选“陕西省建筑业百强企业”;被中交协评定为“AAA级信用企业”,被中施协授予“全国优秀施工企业”称号。

作者:中铁七局集团第三工程有限公司 刘坤   沈兆忠

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