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如何做好企业档案信息资源的开发和利用

来源: 建设发展网 发布人:陈祖财 人气: 发布时间:2017-04-26 15:38:11
        企业档案是企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称,是企业各项工作活动的真实记录和历史见证,是业务工作日常考察、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据,是企业资产的重要组成部分。企业档案管理的最终目的,是实现企业档案信息资源的有效开发利用。 
   
       一、如何做好企业档案信息资源的开发

       档案信息资源开发既是一个理论问题,也是一个实践问题。每个企业都想从企业档案中挖掘出有价值的信息,为本企业、本公司服务。具体来说,企业的档案信息开发要能够为企业生产经营提供条件,为企业创造更多的经济效益和社会效益。现在的档案存储数字化和利用网络化,往往只注重文件的现行流转,一般只能提供目录检索或只能对有限的现行信息提供全文检索,而对数据信息特别是文件转入档案后的信息并没有深刻的挖掘,其实这样实质上并没有达到信息资源开发所要求的效果。因此,一方面,在知识管理时代,电子文件提供服务应转变为网络资讯、网络搜索、网络提供全文浏览、网络提取有用信息,系统应该根据检索内容,进行有用性和使用情况统计,建立自己的一套文件使用信息库。另一方面,积极开展编研工作,是开发利用档案信息资源的有效途径。企业的档案工作不能只停留在收集、整理、保管等基础工作上,档案部门要把精力放在档案信息的开发利用上来,积极开展档案的编研工作。档案人员要熟悉或参与企业生产经营的全过程,了解企业对档案信息的需求,及时、准确地把档案信息输送到企业生产经营的各个环节和部门,及时解决和处理各种疑难问题。提高档案信息的及时性、准确性和信息渠道的畅通性并缩短档案工作与企业之间需求的差距。不断挖掘档案的价值,努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”来为企业的生产经营服好务。

       二、如何加强对档案信息资源的利用
 
       存储在企业档案中信息,内容广泛、门类众多,企业档案人员应当改变过去“看摊守业”“你查我看”的服务方式,抓住企业信息需求量大的特点,采取各种方法、手段和技术,充分利用企业档案中的静态信息为广大员工服务,为企业生产经营建设提供全方位的服务。采取多元化的档案利用方式,采取出借、阅览、复制、扫描件、咨询等多种方式开展档案的资源的开发利用空间。

       企业档案信息开发与利用工作是现代企业管理的一个重要环节。为此,档案管理人员要在工作的实践过程中,不断修正管理工作标准,提高管理质量。因为这是档案管理现代化的一个显著标志,也是提高企业管理效益和经济效益的重要手段。所以企业档案管理人员要认真围绕管理、生产和效益这三个基准点,审时度势地进行档案信息开发与利用,以此推动企业管理在质与量上有一定的提升,进而使企业管理效益和经济效益得到显著的提高。 

       作者:中铁二十三局六公司粱斌乾

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